EDMS

سازمان براي انجام مأموريت و رسيدن به اهداف معيني تشكيل ميگردد و اين اهداف تعيين كننده فعاليتهاي اساسي آن است. فعاليتهاي سازمان در چهارچوب برنامه هايش شكل ميگيرد كه در قالب امكانات و محدوديتهاي سازمان تهيه شده و مسير گردش و پيشرفت فعاليتها را مشخص مينمايد. برنامه هاي پيش بيني شده به تدريج و به مرور با فعاليتهاي انجام شده مورد مقايسه قرار ميگيرند و در صورت مغايرت و عدم هماهنگي ميان فعاليتها با برنامه ها، مديران تصميمات لازم را براي تنظيم برنامه ها اتخاذ نموده و روشهاي عملياتي لازم را با توجه به امكانات و محدوديتها در هر مقطع زماني در برنامه ها اعمال مي نمايند. بديهي است اتخاذ تصميم در مقاطع زماني مشخص و ارزيابي پيشرفت برنامه ها، نياز به اطلاعات دارد و تصميمات بايد مبتني بر اطلاعات قابل اعتماد باشد. با در اختيار داشتن اطلاعات كامل، روشن، دقيق و به موقع، مديران امكان خواهند يافت كه تصميماتي مطمئن و قابل اجرا اتخاذ نمايند در غير اينصورت، اطلاعات ناقص، مبهم و نارسا و توأم با حدس و گمان، مسير منطقي برنامه ها را تغيير داده و در نهايت سازمان را از اهداف اصلي خود دور ميكند.

در هر سازماني، به ويژه سازمانهاي خدماتي، مديران سطوح مختلف آن هر روز با مسائل مختلف و متعددي مواجه ميگردند كه انتخاب صحيح آنها نياز به دسترسي به اطلاعات دقيق دارد تا از اتلاف امكانات و منابع جلوگيري گرديده و ارائه خدمات به نحو مطلوب و به موقع انجام شود.

به طور كلي، زيانهايي كه از نقطه نظر كمبود اطلاعات در يك سازمان به وجود مي آيد، به شرح زير خلاصه ميشود:

• فقدان ضوابط و معيارهاي تصميم گيري براي انتخاب مزاياي نسبي راه حلهاي مختلف
• عدم امكان تخصيص به موقع منابع و امكانات براي حداكثر بهره گيري از منابع
• عدم آگاهي مديران از روند كار و تقاضاها در آينده نزديك
• عدم توانايي سيستم ارزيابي عملكرد برنامه ها و چگونگي پيشرفت آنها

طبيعي است استفاده از يك سيستم اطلاعاتي مناسب ميتواند ضمن آنكه راهگشاي مشكلات فوق باشد، خود نيز زمينه هاي لازم را براي شكل گيري سيستمهاي عملياتي موردنظر فراهم سازد.

با توجه به اينكه نتيجه انديشه ها، فعاليتها و اقدامات انجام شده در هر سازمان به صورت اسناد و مدارك نگهداري ميشوند و اين سوابق با صرف وقت و هزينه هاي زياد فراهم مي آيند. حاوي اطلاعات و تجربيات گرانبهايي است كه در تعالي هدف يا اهداف سازماني نقش مهمي دارند و يكي از ابزار مهم مديريت در تهيه برنامه ها و تصميم گيريهاي اداري محسوب ميشوند.

بدون ترديد، در هر سازمان نگهداري و بهره برداري از اسناد و مدارك بستگي به استقرار نظام صحيح تنظيم اسناد، به ويژه اجراي دقيق آن دارد. نبودن يك سيستم و برنامه منظم و مدون براي طبقه بندي تنظيم و نگهداري و در نهايت استفاده از اسناد و مدارك، موجب تراكم پرونده ها، كندي در مراحل انجام كار، دوباره كاريها و درنتيجه اختلال در گردش مكاتبات و اجراي وظايف مربوط به آن سازمان ميگردد. از طرف ديگر افزايش مداوم حجم اسناد و مدارك در سازمانها كه با رشد جمعيت، توسعه فعاليتهاي اقتصادي، اجتماعي، سياسي و فرهنگي همراه است و منجر به تهيه ي سوابق اداري ميگردد ارتباط مستقيم داشته بنابراين استفاده از روشهايي كه با موازين علمي منطبق باشد و بتواند تقليل هزينه و سهولت مراجعه به آنها را فراهم سازد، امري ضروري و اجتناب ناپذير است.

بنابراين در تنظيم اسناد و مدارك بايد توجه داشت كه اولاً در وضعي قرار گيرند كه دسترسي سريع به آنها امكانپذير باشد و ثانياً در نگهداري اسناد با ارزش نهايت كوشش به عمل آيد.

تعاريف مورد نياز

مكاتبات اداري، يكي از وسايل انتقال اطلاعات براي اجراي وظايف در هر سازمان است، كه در نهايت، قسمت عمده ي آن، به اسناد و مدارك با ارزش سازمان تبديل ميگردد.

با توجه به اهميت مكاتبات اداري و سهم بزرگ آن به پيشبردن هدف يا اهداف موردنظر، لازم است به اصولي كه رعايت آنها باعث گردش صحيح كار و افزايش كارآيي ميشود توجه گردد.

1- تعريف مديريت اسناد
مديريت اسناد عبارت است از تهيه و تنظيم و اجراي برنامه ي لازم براي تسهيل و تسريع و دست يافتن به مكاتبات و اسناد و مدارك موردنياز از مرحله ايجاد تا امحاي اوراق زائد.

2- تعريف لغوي سند
سند در لغت به معناي «تكيه گاه» و هر چيزي است كه بتوان به آن استناد جست؛ و در فرهنگ اداري، به طور كلي حاصل خدمت و فعاليتي است كه از طرف افراد و سازمانهاي مختلف به صورت نوشته و يا صور مختلف ديگر كه با رعايت موازين و مقررات تهيه و تنظيم شده و براي مراجعات بعدي قابل نگهداري باشد، اطلاق شود.

3- تعريف سند از نظر اداري و بايگاني
از نظر اداري هر نوع سابقهاي كه به صورت مكتوب، مانند: نامه هاي اداري و منقوش مانند: نقشه ها و نمودارها و مضبوط، مانند نوار و صفحه در يك سازمان براي انجام دادن وظايف اداري و توسط مأموران آن سازمان و در حدود وظايف مصوب رسماً ايجاد، دريافت و يا صادر شده باشد اصطلاحاً سند اداري گفته ميشود. در صورتي كه از طرف مقام مسئول در هامش نامه هاي وارده ي اداري دستور بايگاني و يا عبارتي كه دلالت بر رويت و اقدام در مورد آن صادر شده باشد، به چنين اسنادي، اسناد قابل بايگاني ميگويند.

4- تعريف سند از نظر حقوقي و قضايي
از نظر حقوقي سند يكي از وسايل اثبات حق است. به موجب ماده ي 1284 قانون مدني ايران سند عبارت است از «هر نوشته اي كه درمقام دعوي يا دفاع قابل استناد باشد.» منظور از نوشته ها يا خط، علامتي است كه در روي صفحه خود را نشان دهد و مبين پيام يا مفهوم خاصي باشد.

5- تعريف سند از نظر قانون سازماني اسناد ملي ايران
به موجب تبصره ماده ي 1 قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران مصوب 17/2/1349 سند عبارت است از «كليه ي مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عكسها و ساير اسنادي كه در دولت تهيه، صادر و يا دريافت شود و به طور مداوم يا غير مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي، قضايي، سياسي، فرهنگي و علمي تاريخي به تشخيص سازمان اسناد ملي ايران داراي ارزش نگاهداري دائمي باشد.»

6- تعريف بايگاني
بايگاني داراي مفاهيم و معاني دوگانه اي به شرح زير است:

1. بايگاني به مفهوم فن طبقه بندي، تنظيم و نگاهداري و حفاظت اسناد و مدارك است، برطبق روشي معين به نحوي كه در اسرع وقت و با كمال سهولت و با صرف حداقل هزينه، نيروي انساني و وقت، بتوان به آن اسناد دست يافت.
2. بايگاني به معناي محل نگاهداري اسناد برطبق ضوابط معين وعلمي.

7- تعريف پرونده
پرونده مجموع هاي است از اسناد مربوط به يك موضوع مشخص و يا يك شخص خاص كه با رعايت نظم و ترتيب و با رعايت حق تقدم در يك پوشه و يا زونكن نگاهداري شده باشد. محتويات يك پرونده مبين آن موضوع و يا مشخصات يك فرد است.

8- تعريف طبقهبندي از نظر بايگاني
يكي از اساسيترين مراحل بايگاني، طبقه بندي اسناد ميباشد؛ طبقه بندي از نظر بايگاني عبارت است از تقسيم بندي اسناد به دسته هايي كه حداقل ميان آنها يك موضوع خاص و مشترك وجود داشته باشد. يك طبقه بندي منطقي و صحيح كه اساس تشكيل پرونده است، بايد داراي اين خصوصيات باشد:

اطمينان: طبقه بندي اسناد بايد طوري پي ريزي شود كه محل دقيق سند مشخص گردد.

سرعت: طبقه بندي بايد موجبات دست يافتن به اسناد مورد لزوم را در حداقل زمان فراهم سازد.

سهولت: نحوه ي طبقه بندي بايد به سهولت قابل فهم بوده و اجراي آن امكانپذير باشد.

قابليت انعطاف: طبقه بندي بايد طوري طرح ريزي شده باشد كه با تغييرات احتمالي قابل انعطاف باشد.

اصول بايگاني اسناد و مدارك فني

نياز مديران و برنامهريزان مؤسسات خدماتي و صنعتي به كسب اطلاعات مورد نظر و نتيجه ي اقدامات انجام شده به منظور استفاده در برنامه ريزي، هدايت عمليات، كنترل برنامه و به خصوص اتخاذ تصميمهاي مناسب، موجب شده است كه متخصصين فن و علاقه مندان رشته ي مديريت اسناد و بايگاني را به فعاليت بيشتري براي ارائه ي راه حلهاي مناسب براي گردآوري، طبقه بندي و درنهايت در دسترس قراردادن سريع مدارك موردنياز مديران تشويق كند.در ارتباط با بايگاني مكاتبات اداري، كتابهاي مختلفي نوشته شده اند؛ ولي در زمينه ي بايگاني فني، منابع كافي در اختيار نبوده، و اين كمبود به خصوص در مؤسسات صنعتي و توليدي كاملاً محسوس است.

معرفي پروژه

تجزيه و تحليل سيستمها، كاربرد عملي رويكرد سيستمي در بررسي و طراحي سيستمهاي اطلاعاتي است. در واقع ايجاد، بهبود يا توسعة سيستمهاي اطلاعاتي،به نوعي حل يك مسئله خاص سازماني يعني نياز به داشتن سيستمي است كه اطلاعات را به موقع،صحيح،قابل اطمينان و با توجه به نياز استفاده كنندگان سيستم، فراهم كند.

فعاليتهاي مربوط به تجزيه و تحليل سيستم به طور اختصار شامل موارد زير است:

• تشخيص و تعريف مسئله
• تعيين اهداف و محدوديته
• تشخيص نيازهاي سيستم جديد
• تعيين راه حلهاي مختلف تأمين نيازهاي فوق
• انتخاب بهترين راه حل با توجه به معيارهاي مشخص

بنا به توضيحات فوق،شركت مادر تخصصي توانير پس از اعلام نياز واحدهاي اين شركت درخصوص ساماندهي وضعيت بايگاني اسناد و بيان مشكلات آنها بر آن شد تا با استقرار سيستم مكانيزه مديريت اسناد، اقدام به بهبود بخشيدن وضعيت موجود نمايد. در اين راستا مقرر گرديد، ابتدا وضعيت موجود اسناد و مدارك دفاتر مديرعامل و حقوقي مورد ارزيابي و تجزيه و تحليل قرار گيرد تا سيستم جديد با توجه به نتايج بررسيها از پشتوانه اي قويتر و بازده مناسبتري برخوردار گردد. شركت فني و مهندسي فراعمران نگار طي قراردادي با عنوان «بررسي وضعيت موجود اسناد و مدارك و تهيه RFP جهت ايجاد سيستم EDMS دفاتر مديرعامل و حقوقي» مسئوليت اين ارزيابي را برعهده گرفت.

متدولوژي انجام كار

جمع آوري اطلاعات،برخلاف آنچه به نظر ميرسد كار ساده و كم اهميتي نيست. روشي كه تحليلگر براي جمع آوري اطلاعات اتخاذ ميكند، در موفقيت يا عدم موفقيت پروژه تأثير بسزايي دارد. اين كه چگونه و از كجا اطلاعات را بايد دريافت كرد؛ چگونه مسئله را از نشانه هاي آن تشخيص داد يا عقايد شخصي را از واقعيتها جدا كرد يا مقاومت در مقابل تغيير را به همكاري تبديل نمود و نظاير آن؛ همه نياز به تجربه، دانش و آموزش دارد. براي جمع آوري مؤثر اطلاعات، سياستي بايد اتخاذ كرد كه با صرف حداقل وقت، بيشترين و مناسبترين اطلاعات به دست آيد.

براي جمع آوري اطلاعات روشهاي متعددي وجود دارد كه برحسب مورد،ميتوان يك يا تركيبي از آنها را به كاربرد. روشهاي متداول جمع آوري اطلاعات عبارت است از:

• مطالعه اسناد و مدارك موجود سيستم
• مصاحبه
• پرسشنامه
• مشاهده
• نمونه برداري و نظاير آن

معيار انتخاب يك يا تركيبي از روشهاي فوق، بستگي به نوع اطلاعات (از نظر كمي و يا كيفي بودن)، موقعيت مكاني افراد، نوع فعاليت مورد بررسي، دانش فني و تخصصي اطلاع دهنده، سهولت دسترسي به اطلاعات و نظاير آن، و همچنين مزايا و معايب هريك از روشهاي مذكور دارد.

آنچه در اين پروژه انجام شد، تركيبي از روشهاي فوق بود كه هريك بنا به دلايلي و با توجه به وضعيت موجود درصدي را شامل مي شدند:

ابتدا براساس مواردي كه بايد مطابق شرح خدمات پروژه مورد بررسي قرار ميگرفت، پرسشنامه هائي تنظيم گرديد كه نمونهاي از آن در ادامه از نظر ميگذرد. اين پرسشنامه ها به صورت پاسخ باز طراحي شدند. در پرسشهاي با پاسخ باز،سؤالاتي مطرح ميشود كه براي دستيابي به اطلاعاتي نظير عقايد، تجارب كلي، بررسي مسائل و مراحل انجام عمليات قابل استفاده است و به شخص مصاحبه شونده فرصت اظهارنظر و استدلال بيشتري ميدهد.