مفاهيم اساسي و تئوري ها در مديريت دانش:

براي درک بهتر مديريت دانش، دانستن مفاهيم اساسي و تئوري هاي مهم در اين زمينه لازم و ضروري است. تحقيقات انجام شده در اين بخش، چارچوب خوبي را براي درک بهتر مديريت دانش در زمينه موضوعي علوم اطلاع رساني و فن آوري اطلاعات فراهم مي آورند.
در اين بخش با زمينه هاي موضوعي زير آشنا مي شويم:

• داده‌ها
  داده‌ها واقعيت‌هاي عيني و مجرد در مورد رويدادها هستند. سازمان‌هاي نوين، معمولا داده‌ها را در يك سامانه فن‌آوري اطلاعات ذخيره مي‌كنند. شركت‌ها، مديريت داده‌ها را از نظر كمي بر حسب ظرفيت سرعت و هزينه ارزشيابي مي‌كنند، همه سازمان‌ها به انواع داده‌ها احتياج دارند. داده‌ها مواد خام و عناصر مورد نياز براي تصميم‌گيري به شمار مي‌آيند.
• اطلاعات
  واژه "inform" در انگليسي به معناي "شكل دادن" بوده و "information" نيز به معني شكل دادن بينش و ديد دريافت‌كننده اطلاعات است. اطلاعات در واقع نوعي پيام به شمار مي‌آيد. اين پيام مي‌تواند به شكل مدركي مكتوب و يا غيرمكتوب باشد. اطلاعات همانند پيام، از يك فرستنده ارسال شده و به وسيله يك گيرنده دريافت مي‌شود. دريافت اطلاعات به اين معني است كه درك گيرنده نسبت به مسائل تغيير كند و داوري‌ها و رفتارهاي او دگرگون شود. دريافت‌كننده اطلاعات مي‌تواند مشخص كند كه دريافتي‌هاي وي واقعا اطلاعات بوده و او را تحت تأثير قرار داده است يا خير.
  در سازمان‌ها، اطلاعات از طريق شبكه‌هاي نرم‌افزاري و سخت‌افزاري جابجا و توزيع مي‌شوند. اطلاعات برخلاف داده‌ها، معني‌دار هستند؛ به قول پيتر دراكر: داشتن ارتباط و هدف، ويژگي اطلاعات است. اطلاعات، نه تنها داراي قابليت تأثيرگذاري بر گيرنده است، بلكه خود نيز شكل خاصي دارد و براي هدف خاصي سازمان‌دهي مي‌شود.
  داده‌ها زماني به اطلاعات تبديل مي‌شوند كه ارائه‌دهنده آنها معني و مفهوم خاصي به آنها ببخشد. با افزودن ارزش به داده‌ها، در واقع آنها را به اطلاعات تبديل مي‌كنيم.
• دانش
  دانش از اطلاعات و اطلاعات از داده‌ها ريشه مي‌گيرند. تبديل اطلاعات به دانش در عمل بر عهده خود بشر است. اين تبديل‌ها از طيف واژه‌هاي زير كه در انگليسي همگي با حرف "C" شروع مي‌شوند، صورت مي‌پذير:
  • مقايسه (Comparison): اطلاعاتي كه در مورد شرايطي خاص داريم، چه تفاوتي با اطلاعات مربوط به شرايط يادگيري دارد؟
  • عواقب (Consequences): از اطلاعات موجود، چه استنباطي مي‌توان براي تصميم‌گيري و اقدام كرد؟
  • ارتباطات (Connection): اين بخش از دانش چه ارتباطي با ديگر بخش‌ها دارد؟
  • گفت و گو (Conversation): آشكار است كه اين عمليات دانش‌آفرين، بين انسان‌ها صورت مي‌گيرد. ما معمولا داده‌ها را در پرونده‌هاي آماري و مبادلات و اطلاعات را در پيام‌ها مي‌يابيم. اما دانش را از افراد يا گروه‌هاي آگاه و حتي از روندهاي سازماني بدست مي‌آوريم. دانش از طريق رسانه‌اي مثل كتاب و مدارك و يا از شخصي به شخص ديگر چه به صورت گفت و گو و چه به شيوه شاگرد و استادي گسترش مي‌يابد.
    دليل ارزشمند دانستن دانش، عملي‌تر بودن آن در مقايسه با داده‌ها و اطلاعات است. از دانش مي‌توان در تصميم‌گيري‌هاي مؤثرتر در مورد راهبردها، رقبا، مشتريان، كانال‌هاي توزيع، توليدات و چرخه‌هاي حيات خدمات استفاده كرد.
• تجربه
  دانش، با گذشت زمان از راه تجربيات كسب شده از دوره‌هاي آموزشي، مطالعه كتابها و آموزش غيررسمي، گسترش يابد. تجربيات، به كارها و رويدادهاي گذشته باز مي‌گردند. تجربه و تخصص دو كلمه مربوط به هم بوده و معادل‌هاي فارسي واژه‌هاي "experience" و "expert" در انگليسي هستند.
  مجرب و متخصص به كساني اطلاق مي‌شود كه در زمينه‌اي خاص، از دانشي عميق برخوردار هستند و با تمرين و تجربه آموخته‌اند و در مقاطعي خاص به دليل بروز شرايطي خاص، در عمل آزموده و آبديده شده‌اند.

داونپورت، تامس اچ (1379). مديريت دانش. مترجم حسين رحمان‌سرشت. تهران: نشر ساپكو.

• مرور کلي در مديريت دانش
  يكي از عوامل كليدي در قرن 21 در شركت هاي دانش آفرين تأكيد بر اطلاعات و دانش است. تأكيد كسب و كار امروزي در اينگونه شركت ها برخلاف گذشته، توانايي جذب، مديريت و استفاده دانش و اطلاعات براي توسعه كارآيي و خدمت بيشتر به مشتري ها و مديريت رقابت بين شركت‌ها است. مديريت دانش ابزار مهم براي سازمان‌ها جهت مديريت بهتر اطلاعات و مهم‌تر از آن دانش است. برخلاف ديگر روش‌ها، مديريت دانش هميشه به راحتي تعريف نمي‌شود. زيرا دربردارنده دامنه‌اي از مفاهيم، رفتارهاي مديريتي، فن‌آوري‌ها و فعاليت‌ها است كه همه آن‌ها زير چتر مديريت دانش قرار مي‌گيرند.
  Gupta, Jatinder N. D. (2008). An overview of knowledge management. Knowledge management: concepts, methodologies, tools, and applications.
• تفاوت اطلاعات و دانش
  اطلاعات، داده‌هاي پردازش شده موجود در رايانه‌ها هستند كه به دليل تأثير گسترده فن‌آوري اطلاعات و جهاني شدن، به طور فزاينده‌اي براي همگان قابل دسترس است. اما درباره مفهوم اطلاع تعابير ضد و نقيض زيادي وجود دارد و صاحب نظران، اين اصطلاح را به عنوان يك فرايند، كالا، صنعت و ... نيز به كار برده‌اند.
  بلكر اطلاع را به اين صورت تعريف مي‌كند: چيزي كه به كمك آن مي‌توانيم از ميان مجموعه امكاناتي كه نسبت به آنها چيزي نمي‌دانيم، دست به انتخاب بزنيم.
  اما دانش، درك، آگاهي يا شناختي است كه در خلال مطالعه، تحقيق، مشاهده يا تجربه و در طول زمان به دست مي‌آيد و يك گام بعد از اطلاعات قرار دارد، يعني داده‌ها (اطلاعات خام) با پردازش در رايانه به اطلاعات تبديل مي‌شود كه اين اطلاعات براي همه مساوي و يكسان است و در مرحله بعد، برداشت و استفاده‌اي كه از اين برون‌داد يا اطلاعات مي‌شود، دانشي است كه توليد مي‌شود. پس دانش متكي به اطلاعات است و امروزه اگر به دانش توجه بيشتري مي‌شود به دليل توليد زياد و گسترده اطلاعات است كه براي غلبه، كنترل و استفاده صحيح از آن، راهي جز تبديل آن به دانش نيست، چرا كه افراد در رويارويي با انفجار اطلاعات، به راحتي نمي‌توانند به اطلاعات صحيح و مناسب خود براي دانش ورزي و خردورزي در زمان مناسب دست پيدا كنند. پس دانش را مي‌توان اين‌گونه تعريف كرد: دانش، درك، آگاهي يا شناختي است كه در خلال مطالعه، تحقيق، مشاهده يا تجربه نسبت به جهان بيروني در فرد ايجاد مي‌شود.
  براي درك تفاوت ميان داده، اطلاعات و دانش، و همچنين تشخيص جايگاه آنها در فرايند تفكر به حيات در اينحا الگوي فرايند توليد دانش آورده شود:
  بيت (Bit) ---> بايت (Byte) ---> داده (Data) ---> اطلاع (Information) ---> اطلاعات ويژه (Intelligence) ---> دانش (Knowledge) ---> خرد (Wisdom)
  الگوي فرايند توليد دانش (فتاحي، 1381)
  در سازمان دانش آنچه افراد درباره مشتريان، توليدات، فرايندها، خطاها و موفقيت‌هاي سازماني خود مي‌دانند، تعريف مي‌شود. دانش مي‌تواند در پايگاه‌هاي اطلاعاتي، بخش‌هاي اداري و يا ديگر منابع داخلي و خارجي سازمان وجود داشته باشد. دانش سازماني در طول زمان به دست مي‌آيد و سازمان را قادر مي‌سازد تا به درك عميق‌تري نائل شود و با زيركي و ذكاوت كه از مشخصه‌هاي خرد است تشكيلات سازماني خود را رهبري كند. خرد وقتي در سازمان‌ها به دست مي‌آيد كه دانش جديد را همراه با تحولات، تجربيات و تخصص‌هاي گروهي به كار گيرد و از دانش به وجود آمده براي به كارگيري فن‌آوري لازم در سازمان و براي رسيدن به هدف‌هاي برنامه‌ريزي شده با اشتراك مساعي همه بخش‌ها استفاده كند.
• انواع دانش
  دو نوع دانش وجود دارد: عيني و ضمني. دانش عيني دانشي است كه به روشني تدوين و تعريف شود و به سادگي و بدون ابهام بيان گردد و در پايگاه اطلاعاتي كدگذاري و ذخيره شود. دانش ضمني يك دانش غيرآشكار است كه درون شخص وجود دار و در بيشتر مواقع توصيف و انتقال آن مشكل است. دانش ضمني شامل آموخته‌هاي درسي، آگاهي، قضاوت، قواعد كلي و الهام است. شايد بتوان گفت كه دانش ضمني همان اطلاعات ويژه يا منحصر به فردي است كه در الگوي فرايند دانش بعد از اطلاع جاي گرفته است.
  دانش، ناملموس و اندازه‌گيري آن مشكل است و در ضمن استفاده از آن، تغيير مي‌كند و افزايش مي‌يابد و در يك زمان مشابه مي‌تواند به وسيله پردازش‌هاي متفاوت استفاده‌هاي گوناگوني از آن بشود. غالبا داراي عمر طولاني است و به طور معمول در سازمان‌ها وجود دارد و تأثير شگرفي بر سازمان مي‌گذارد. مك درمات براي دانش شش ويژگي قائل است:
  1- دانش حاصل فعاليت بشر است؛
  2- دانش حاصل تفكر است؛
  3- دانش في‌البداهه ايجاد مي‌شود؛
  4- دانش حاصل خرد جمعي است؛
  5- دانش به شيوه‌هاي مختلف ميان افراد جامعه اشاعه مي‌يابد؛
  6- دانش جديد بر پايه دانش قديمي به وجود مي‌آيد.
• مديريت دانش در سازمان‌ها
  سازمان‌ها به چند دليل علاقه‌مند به مديريت دانش هستند. زيرا كه تأكيد سازمان‌ها بر چگونگي انجام دادن كار و تجربيات افراد و مهارت‌هاي آنهاست. از طرفي محققين معتقدند كه دانش، نقش مؤثري در اقتصاد امروز دارد. سازمان‌ها با استفاده از مديريت دانش مؤثر، قادر به ارائه بهتر خدمات هستند.
  اگر در سازمان فقط اطلاعات اشاعه يابد، دانش افزايش نخواهد يافت. يافتن افراد صاحب دانش در سازمان هم زمان‌بر است و هم كار آساني نيست. بنابراين لازما است نظام مديريت دانش، افراد متخصص و ماهر را شناسايي كند.
  آنچه نظام مديريت دانش بايد انجام دهد، برقراري ارتباط ميان افرادي است كه با هم بينديشند و زماني را براي اشتراك افكار و ديدگاه‌هايي كه به نظر مي‌رسد براي ديگر اعضاي گروه مناسب است اختصاص دهند.
• مديريت دانش و سه نظريه
  در حال حاضر درباره مديريت دانش سه نظريه وجود دارد:
  1- مديريت دانش وابسته به فناوري اطلاعات كه در اين نظريه مديريت دانش عمدتا به فن‌آوري اطلاعات و شبكه‌هاي رايانه‌اي مربوط مي‌شود. به طوري كه اگر شبكه‌هاي رايانه‌اي گسترده شود و وسايل ارتباطي به آن اضافه شود، همكاري گروهي ايجاد مي‌شود و افراد تمايل به يافتن اطلاعات و دانش مي‌يابند.
  2- در اين نظريه بيشتر به نيروي انساني به عنوان يك منبع مهم انساني با تأكيد بر فرهنگ سازمان و كار گروهي است.
  3- در اين نظريه به منظور ارزيابي، ثبت آگاهي و مهارت‌هاي سازماني (دانش) به توسعه فرايندها تأكيد مي‌شود. فرايندي كه به استفاده از فناوري اطلاعات الزامي ندارد.
  - Vonkrogh, G. "Care in Knowledge Creation". California Management Review, Vol. 40. No. 3 (1999).
• دانش سازماني
  وان كروخ، دانش سازماني را داراي چهار ويژگي زير مي‌داند:
  1- بي‌نظير بودن: هر شخصي در سازمان دانش پايه را بر اساس برداشت شخصي كه از اطلاعات درون و برون سازماني به دست مي‌آورد، در اختيار دارد. علاوه بر اين دانش سازماني بر اساس گذشته تاريخي و تجربيان و مهارت‌هاي جمع‌شده خود سازمان شكل مي‌گيرد. بنابراين دو گروه يا دو سازمان به شيوه يكسان، فكر و عمل نخواهند كرد.
  2- نادر و كمياب بودن: دانش سازمان حاصل مهارت‌ها، آگاهي‌ها و روش‌هاي كاري كارمندان است. زيرا آن كاركردها به دانش و تجربيات گذشته و اخير سازمان بستگي دارد و بر اساس دانش قبلي همين سازمان‌ها به وجود مي‌آيد.
  3- ارزشمند بودن: دانش سازماني جديد، باعث بهبود توليدات، فرآيندها، فن‌آوري‌ها يا خدمات مي‌شود و سازمان را قادر مي‌سازد كه رقابت و كارآيي خود را ادامه دهد.
  دانش جديد به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا با رويكردي جديد به حل مسائل و مشكلات خود بپردازند و خود را با تغييرات فن‌آوري مرتبط هماهنگ نمايند و آنها را با روشي درست براي تسهيل كاركرد و خدمات سازماني خود به كار گيرند.
  4- غيرقابل جايگزين بودن: يعني دانش سازماني به وجود آمده در يك سازمان، قابل به كار گيري در سازمان‌هاي ديگر، به عنوان جايگزين، نيست، چرا كه همان كاركردها، تجربه‌ها و افراد، نمي‌توانند در جاي ديگر دوباره تكرار شوند.
  بر اساس مطالب بالا دانش سازماني يك منبع راهبردي است، لذا سازمان‌هايي كه آرزو دارند به رقابت ادامه دهند و پويايي خود را حفظ كنند بايد ساز و كارها را براي ضبط دانش مربوط توسعه دهند و آن را به طور دقيق، دائمي، مختصر و به موقع به همه افرادي كه به آن نياز دارند، برسانند.

• جنبه هاي عملي و نظري مديريت دانش
  در دهه آخر قرن بيستم شاهد ظهور زمينه موضوعي جديدي در قلمرو نظام هاي اطلاعاتي بوديم كه به نام مديريت دانش شناخته شد.
  اين موضوع يكي از بحث انگيزترين موضوعات در ميان دانشگاهيان و كارشناسان در نظام هاي اطلاعاتي و مديريت منابع انساني محسوب مي‌شود (پروساك، 2001). در اين زمينه موضوعي، تحقيقات، پروژه‌ها، مجلات، كتابها و دائرةالمعارف‌ها و مقالات زيادي نوشته شده و كنفرانس‌هاي زيادي برگزار گرديده است.
  براي توسعه نظام‌هاي مديريت دانش سرمايه‌گذاري و فعاليت‌هاي زيادي صورت پذيرفته است. از جمله اين فعاليت‌ها:
  1. شكل‌پذيري گروهي از دانشورزان به نام Communities of Practice كه عملكرد اين گروه و سازمان مربوط به آنها مي‌تواند با اشتراك‌پذيري دانش گسترش يابد.
  2. تأكيد روي فرايند خلق و كاربرد برنامه‌هاي مديريت دانش و نظام‌ها بعنوان منابع سازماني
  3. تأكيد روي فن‌آوري بعنوان عاملي قدرتمند براي مديريت دانش
  Land, Frank (2008). Theoretical and Practical Aspect of Knowledge Management. Knowledge Management: Concepts, Methodologies, Tools, and Applications.

• مدل هاي موفقيت آميز مديريت دانش
  علوي و لايدنر (2001) نظام‌هاي مديريت دانش را به عنوان نظام‌هاي بر مبناي فن‌آوري اطلاعات تعريف كرده‌اند. اين نظام براي پيشبرد فرايندهاي سازماني خلق، ذخيره، بازيابي و اشاعه و كاربرد دانش مورد استفاده قرار مي‌گيرند. آنها مشاهده كردند كه نه تنها همگي پيشگامان مديريت دانش، فن‌آوري اطلاعات را بعنوان راه حل بكار مي‌گيرند، بلكه آنها فن‌آوري را به عنوان حامي مديريت دانش ذكر مي‌كنند.
  ماير (2002) مفهوم فن‌آوري اطلاعات را براي نظام مديريت دانش با نام نظام فن‌آوري اطلاعات و ارتباطات (ICT) تعريف مي‌كند. اين نظام شامل فعاليت‌هايي نظير: خلق، ساخت، تشخيص، تسخير، كشف، انتخاب، ارزش‌گذاري، سازماندهي، اتصال‌دهي، فرموله‌بندي، تصويرسازي، اشاعه، نگهداري، مراقبت، پالايش، دسترسي و جستجو است.
  اشتاين و زواس (1955) نظام حافظه سازماني (OMIS) را به عنوان فرايندها و اجزاء ضروري فن‌آوري اطلاعات براي تسخير، ذخيره دانش خلق شده گذشته و براي تصميم‌گيري‌هاي آينده تعريف مي‌كنند.
  علوي و لايدنر (2001) نظام مديريت دانش و ابزارهاي نظام مديريت دانش را بر اساس "مراحل و سيكل زندگي" دانش طبقه‌بندي مي‌كنند. اين مدل چهار مرحله دارد:
  - خلق دانش
  - ذخيره دانش
  - بازيابي دانش
  - اشاعه دانش
  - كاربرد دانش
  مارويك (2001) نظام مديريت دانش و ابزارهاي اين نظام را با استفاده از مدل SECI نوناكا (1994) طبقه‌بندي مي‌كند:
  - جامعه‌پذيري
  - بروني‌سازي
  - تركيب
  - دروني‌سازي
  Jennex, Murray E. (2007). Knowledge Management Success Models. Knowledge Management: Concepts, Methodologies, Tools, and Applications.
• موانع ايجاد مديريت دانش در سازمان‌ها
  1- كمبود روابط انساني در سازمان‌ها كه سبب افزايش دانش مي‌شود.
  2- عدم ارتباط صحيح ميان مديريت دانش و راهبردهاي سازماني
  3- روشن نبودن ارزش دانش و مديريت دانش و ارزيابي نادرست از كمكي كه دانش مي‌تواند به سازمان عرضه دارد.
  4- عدم ارزش فراگير در تلاش‌هاي مديريت دانش
  5- وجود مشكلات مهارت‌هاي شفاهي در سازمان
• موانع ايجاد مديريت دانش از ديدگاه داونپورت
  الف. ديدگاه سازماني
  1- اتلاف وقت، لزوم كار فشرده و هزينه زياد
  2- تحميل كار اضافي از سوي مديريت دانش
  3- محدوديت در فن‌آوري نظام‌هاي مبتني بر دانش
  4- مشكلات استخراج اطلاعات از متن
  5- افزايش بيش از حد اطلاعات
  6- دشواري كدگذاري دانش ضمني
  7- لزوم فرهنگ نيرومند مثبت براي ايجاد چرائي نظارت
  8- احتمال ارسال پيام نادرست از سوي مسئولان دانش و مدير اطلاعاتي
  ب. ديدگاه اعضاء و كميته دانش
  1- تلاش فردي براي اندوختن دانش به اميد پاداش
  2- ترس از انتقاد و اتهام از سوي مديريت و همطرازان
  3- فقدان احترام براي ديگر رشته‌ها
  4- در صورت عدم احترام، اعتماد و اهداف مشترك، معكوس شدن تلاش‌ها
  5- كارهاي اضافي كه متوجه كارمندان بخش‌ها خواهد شد.
  Chinging Lang, Joscphine, "Managerial Concoms in Knowledge Management" Journal of Knowledge Management. Vol. 5. 2002.
  يمين فيروز، موسي (1382). دانش و مديريت دانش در سازمان‌ها.
  ج. ديدگاه فردي:
  1- بي‌ميلي به اشتراك اطلاعات
  2- دانش منبع قدرت، پيشرفت يا پاداش و مجازات است.
  3- رقابت ميان افراد حرفه‌اي
  4- دريافت پاداش براي دانش كاربردي
  5- احساس ارزش و منزلت ناشي از مهارت
• جلوگيري از موانع ايجاد و كاربرد مديريت دانش و خلق دانش جديد
  1- مطمئن ساختن كارمندان از بيان انديشه‌هاي خلاق بدون ترس از انتقادات مغرضانه
  2- تشويق كارمندان به داشتن ديد انتقادي نسبت به روش‌ها و تصورات پذيرفته شده درباره روش‌ها و توليدان سازمان
  3- به وجود آوردن دانش معرفت‌شناسي
  4- ترويج شايسته‌سالاري
  5- اختصاص بخشي از زمان به افراد براي انجام دادن فعاليت‌هاي مورد علاقه‌شان
  6- تشويق به استراحت و تفريح در محيط كاري مطلوب

• سازمان هاي فعال در عصر ديجيتال

• اشتراک دانش

• مديريت دانش در وب

• طبقه بندي دانش

• درک حافظه سازماني

• ارزيابي فن آوري اطلاعات براي مديريت دانش

• يکپارچگي دانش خارجي

• فرايندهاي نوآوري

• عوامل موفقيت نظام هاي مديريت دانش

• مديريت دانش بعنوان ابزار الکترونيکي يادگيري

• مديريت دانش بعنوان يک مرجع تئوري براي يادگيري الکترونيکي

• ماوراء مديريت دانش: معرفي نظام هاي مديريت يادگيري