گروه مدیریت اسناد

اين گروه در سال 1360 با هدف جمع آوري يك نسخه از اسناد فني ( نيروگاه ، پست ها و خطوط انتقال و فوق توزيع ) ، حفظ ، نگهداري و سرويس دهي به متقاضيان تشكيل گرديد و حجم زيادي از اسناد و مدارك را تا سال 1372جمع آوري نمود ، پس از تشكيل شركت هاي مديريت توليد برق و تغيير در ساختار سازماني از ابتداي سال 1380 نسبت به ساماندهي و شناسنامه دار كردن اسناد فني كاغذي اقدام نمود، سپس فهرستي از كل اسناد فني موجود در گروه تهيه و در شبكه تحت وب در اختيار همه متقاضيان و كارشناسان فني قرار داده شد .

از ابتداي سال 1383 با تشكيل كميته نظام مديريت اسناد فني صنعت برق متشكل از معاونين ، مديران و كارشناسان خبره واحدهاي حوزه ستادي ، نيروگاه ها و برق هاي منطقه‌اي طي دو دوره متمادي يكساله نسبت به تدوين دستورالعمل هاي مشروحه ذيل اقدام و ضمن تصويب آنها در هيئت مديره محترم توانير به شركت هاي تابعه و وابسته ابلاغ گرديد .

1) نظامنامه مديريت اسناد فني صنعت برق

2) دستورالعمل تولید و توزیع اسناد فنی نیروگاه‌های گازی، بخاری، سیکل ترکیبی،BOOوBOT

4) دستورالعمل توليد و توزيع اسناد فني خطوط و پستهای انتقال 400 و 230 كيلوولت

5) دستورالعمل توزيع اسناد فني خطوط و پستهای فوق توزيع 132 و 63 كيلوولت جديد الاحداث

6) دستورالعمل حفظ و نگه‌داری، سرويس‌دهي و امحاء اسناد فنی تاسیسات صنعت برق

ضمنا به موازات انجام اين فعاليت بنيادي نسبت به تدوين طرح ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي اسناد فني صنعت برق و ارسال آن به شركت هاي زير مجموعه اقدام شد كه تاكنون اسناد فني قريب 40 نيروگاه و 9 برق منطقه اي ساماندهي گرديده يا در حال انجام مي باشد كه از كل اين فعاليت‌هاي ذكر شده ، در سال 1387 مكانيزاسيون اسناد فني 14 نيروگاه بخار ، 5 نيروگاه گازي ، 8 نيروگاه سيكل تركيبي و 6 شركت برق منطقه اي مربوط به خطوط و پستهاي بخش انتقال و فوق توزيع انجام گرديده است

بديهي است پس از نهايي شدن كار ساماندهي اسناد فني در هر نيروگاه و شركت برق منطقه اي يك نسخه الكترونيكي مدارك مذكور از آنها اخذ و برروي سرور شبكه تحت وب توانير به منظور پشتيباني و سرويس دهي به متقاضيان استقرا مي يابد. ضمنا در سال 1387 نسبت به تحويل اسناد فني كاغذي موجود در اين گروه به شركت هاي مديريت توليد برق (9 مورد ) و شركت هاي برق منطقه اي (6 مورد ) اقدام گرديده است .

شايان ذكر است گروه مديريت اسناد متولي تشكيل و برگزاري دو دوره يكساله كميته نظام مديريت پرونده هاي حقوقي صنعت برق و يك دوره يكساله كميته نظام مديريت اسناد مالي بوده است ، كه در اين راستا توانسته است در بخش حقوقي نسبت به تدوين پيش نويس دستورالعمل هايي از قبيل :

1) نظامنامه مديريت پرونده هاي حقوقي

2) مديريت پيكره بندي مستندات

3) ساماندهي فيزيكي پرونده هاي حقوقي

4) Action – plan

5) طرح سيستم جامع و يكپارچه حقوقي

و در بخش مالي نسبت به تدوين پيش نويس دستورالعمل مكانيزاسيون و امحاء اسناد مالي نهايي اقدام و مصوبات مورد نیاز را کسب نماید.

اميد است با همكاري شركت ها و تلاش هاي مستمر و حمايت مديران ارشد بتوانيم تا اواسط سال 1389 كل اسناد فني شركت هاي برق منطقه اي و مديريت توليد برق را ساماندهي نمائيم و در مكانيزاسيون و ساماندهي فيزيكي اسناد بخش هاي مالي ، اداري ، مشتركين و حقوقي گام هاي موثري را نيز برداريم.