گزارش فعالیهای گروه مدیریت اسناد در سال 88

در بخش مستندات :

• تدوين طرح جامعmaster plan)) سال 1388 گروه مدیریت اسناد

• تدوين دستورالعمل نظارت بر مديريت اسناد فني تأسيسات صنعت برق وتصويب در هيأت مديره محترم توانير

• تدوين دستورالعمل مکانیزاسیون و امحاء اسناد مالی و تقديم به هیأت مدیره محترم توانیر جهت تصويب

• تكميل و اصلاح دستورالعمل ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي پرونده هاي حقوقي و تقديم به هيأت مديره محترم توانير جهت تصويب

• تدوين پيش نويس دستورالعمل ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي پرونده هاي پرسنلي و تقديم به كميته نظام مديريت منابع انساني جهت بررسي

• تدوين پيش نويس دستورالعمل ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي اسناد فني

• تدوين پيش نويس دستورالعمل فيزيكي و الكترونيكي پرونده هاي دفاتر خدمات مشتركين شركت هاي توزيع برق

• تدوين پيش نويس دستورالعمل ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي اسناد حراست

• تدوین آیین نامه نحوه نظارت بر مدیریت اسناد صنعت برق

• تدوین آئین نامه کمیته های راهبری نظام مدیریت اسناد

• تدوين آئين نامه كار هركميته به صورت تخصصي

• تدوين شرح خدمات پيمانكاران در ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي اسناد فني

• تدوین نقشه فرآیند نظارت

• تدوین نقشه فرآیند انتخاب پیمانکار

• تهيه و تدوين طرح توجیه تشکیل کمیته فنی

• تدوین پيش نويس RFP جهت برونسپاری نظارت بر اجرای مدیریت اسناد فنی و انتخاب پيمانكار واجد شرايط

• مشاركت در تدوين action plan كميته نظام مديريت اسناد فني

• تدوین پيش نويس RFP جهت برونسپاری طرح سيستم جامع حقوقي

• مشاركت در تدوين action plan كميته نظام مديريت پرونده هاي حقوقي

• مشاركت در تدوين نظام نامه كميته نظام مديريت پرونده هاي حقوقي

• مشاركت در تدوين پيش نويس طرح سيستم جامع و يكپارچه حقوقي

• برآورد هزينه و حجم ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي اسناد مشتركين عادي و ديماندي شركت هاي توزيع

• برآورد هزينه و حجم ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي اسناد حقوقي شركت هاي توزيع

• طراحي و تدوين شاخص هاي ارزيابي شركت هاي برق منطقه اي و مديريت توليد برق

• طراحي و تدوين چك ليست ارزيابي فعاليت هاي شركت هاي برق منطقه اي و مديريت توليد برق جهت ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي اسناد فني

• تدوين مستنداتي از جمله RFID

در بخش گزارشات :

• تهيه گزارش ارزيابي شركت ها بر اساس شاخص هاي طراحي شده و مشخص نمودن وضعيت شركت هاي برق منطقه اي و مديريت توليد برق در تاريخ 1/7/1388و 1/11/1388

• بررسي فعاليت هاي مرتبط با ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي اسناد فني شركت ها بر اساس چك ليست هاي تكميل شده و ارسالي و امتياز دهي و رتبه بندي آنها

• تهيه گزارش از نرم افزار هاي مورد استفاده در شركت هاي برق منطقه اي و مديريت توليد و توزيع نيروي برق

• تهيه صورتجلسات كميته هاي تخصصي مختلف

در بخش نظارت :

• نظارت بر نحوه انجام كار ، كيفيت و زمانبندي فعاليت هاي پيمانكاران

• نظارت بر نحوه انجام كار ، كيفيت و زمانبندي خروجي مشاوران

• نظارت بر پيشرفت فعاليت ها و كيفيت كار در شركت هاي برق منطقه اي و مديريت توليد برق

• پيگيري نتايج ابلاغيه هاي ستاد توانير براي شركت ها

• پيگيري مصوبات جلسات كميته هاي نظام مديريت اسناد

• نظارت بر روند اجراي ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي دفتر حراست شركت توانير

• نظارت بر روند اجراي ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي دفتر حقوقي شركت توانير

• نظارت بر روند اجراي ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي بايگاني پرسنلي شركت توانير

در بخش بازديد و جلسات :

• برگزاري و شركت در جلسات تخصصي كميته هاي نظام مديريت اسناد و پرونده هاي صنعت برق

• بازديد و جلسه با شركت هاي :

• شركت برق منطقه اي سيستان و بلوچستان (2بار)- شركت برق منطقه اي كرمان( 2بار) - شركت برق منطقه اي تبريز - شركت توزيع نيروي برق سمنان - شركت توزيع نيروي برق قزوين - شركت برق منطقه اي غرب - شركت توليد نيروي برق جنوب فارس - شركت توليد نيروي برق شهيد سليمي نكا - شركت برق منطقه اي مازندران - شركت توزيع نيروي برق مازندران - شركت توليد نيروي برق اروميه - شركت مديريت توليد برق شهيد بهشتي لوشان - شركت مديريت توليد برق شهيد رجايي - شركت توزيع نيروي غرب استان تهران - شركت برق منطقه اي زاهدان - شركت برق منطقه اي آذربايجان – شركت مديريت توليد برق همدان - شركت مديريت توليد برقشهيد منتظري اصفهان - شركت مديريت توليد برق طوس - شركت مديريت توليد برق شريعتي – شركت برق منطقه اي اصفهان - شركت مديريت توليد برق خراسان – شركت توزيع نيروي برق خراسان – شركت توزيع نيروي برق اردبيل – شركت آب منطقه اي اروميه- شركت برق منطقه اي گيلان ، شركت مديريت توليد برق شهيد سليمي لوشان ، شركت مديريت توليد برق گيلان ( به مدت 1 هفته) – شركت برق منطقه اي آذربايجان(به مدت 15 روز)

• جلسه با تربيت بدني استان تهران درباره نحوه ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي اسناد

• جلسه با شركت آب نيرو درباره نحوه ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي اسناد

در بخش پشتيباني :

• طراحي و ايجاد سايت مديريت اسناد

• به روز رساني و مديريت سايت

• تحويل اسناد مدارك موجود در گروه مديريت اسناد به شركت ها

• اخذ اسناد مكانيزه شده شركت ها و قرار دادن در بانك اطلاعاتي اسناد صنعت برق

• بررسي گزارشات شركت هاي زير مجموعه و ارائه مشاوره هاي لازم جهت اصلاح امور و ايجاد بهبود در فعاليت ها

• تدوين شرح خدمات براي مشاور كميته فني نظام مديريت اسناد فني

• انتخاب مشاور كميته فني نظام مديريت اسناد فني

• انجام تمهيدات لازم جهت انتخاب اعضاء كميته هاي تخصصي و صدور احكام

• تشكيل كميته هاي مورد نياز جهت استقرار سيستم مديريت اسناد و شركت در جلسات آنها از جمله مالي ، فني ، حقوقي ، پرسنلي ، مشتركين ، امنيت ، مديريت دانش ، منابع انساني و ...