صفحه اصلي
گروه مدیریت اسناد
تماس با ما
پرسش و پاسخ
اخبار
جستجو در سايت
|
اطلاعات عمومي
|
سايت هاي مرتبط با مديريت اسناد
|
برنامه ها ی گروه مدیریت اسناد
|
فعالیتهای گروه  مدیریت اسناد
|
درباره ما
|

برنامه كاري گروه مديريت اسناد در سال 1391

گروه مديريت اسناد شركت توانير در راستاي انجام وظايف سازماني با در نظر گرفتن سند چشم انداز 20 ساله و سياست هاي كلان كشور و همچنين لزوم توجه به حفظ و نگهداري اسناد صنعت برق به عنوان دارايي هاي هوشمند و با ارزش و نيز در جهت پيشرفت روزافزون پروژه ساماندهي و مديريت اسناد در حوزه هاي فني ، حقوقي ، مالي ، مشتركين ، پرسنلي و ... در كليه شركت هاي برق منطقه اي ، مديريت توليد برق و توزيع نيروي برق و لزوم استفاده از آنها در مبحث پدافند غير عامل و مديريت بحران ، اهم فعاليت هاي خو را در سال 1391 بر اساس MASTER PLAN (طرح جامع مديريت اسناد صنعت برق تدوين شده در سال 1388) در 3 فاز به شرح زير ارائه مي نمايد :

سيستم مديريت اسناد : منظور كليه فرآينده ها و فعاليت هاي مرتبط با مديريت اسناد از مرحله توليد ، توزيع ، ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي و به روزرساني تا حفظ و نگهداري و سرويس دهي مي باشد

هريك از برنامه هاي اجرايي فوق داراي فعاليت هايي مي باشند كه تحقق آنها نيازمند تخصيص نيروي انساني و برنامه زماني مشخص مي باشد كه به شرح ذيل ارائه مي گردد :

فاز 1

1. توسعه تدوين استانداردها و دستورالعمل هاي مورد نياز:

  • مطالعه و بررسي جهت تدوين دستورالعمل بازرگاني

  • مطالعه و بررسي جهت تدوين دستورالعمل قراردادها

  • مطالعه و بررسي جهت تدوين دستورالعمل طبقه بندي محتوايي اسناد نيروگاه ها

  • مطالعه و بررسي جهت تدوين دستورالعمل طبقه بندي محتوايي اسناد خط و پست(از 63 تا 400 كيلو ولت)

  • مطالعه و بررسي جهت تدوين دستورالعمل هاي مورد نياز جهت مديريت اسناد شركت هاي توزيع نيروي برق

  • تدوين مستنداتي كه ضرورت آنها در حين اجراي پروژه مديريت اسناد مشخص گردد

  • 2. توسعه بانك الكترونيكي اسناد

  • يكسان سازي فرمت دريافت اسناد الكترونيكي

  • تهيه برنامه زمان بندي به منظور دريافت اسناد به روز شده

  • بررسي صحت اطلاعات به لحاظ محتوا و طبقه بندي

  • تعريف سطوح دسترسي به كاربران به منظور استفاده از بانك الكترونيكي اسناد

  • بارگذاري اسناد الكترونيكي در سرور شركت توانير

  • تهيه روش يكپارچه سرويس دهي اسناد الكترونيكي

  • 3. توسعه تعامل مديريت اسناد و پدافند غير عامل

  • برگزاري جلسات

  • شناسايي نيازهاي پدافند غيرعامل

  • تعريف روش هاي مناسب مديريت اسناد به منظور استفاده در مواقع بحران

  • تهيه روش ساختار دهي يكسان ذخيره سازي اسناد فني از ديدگاه پدافند غير عامل و مديريت بحران

  • يكسان سازي سخت افزار ها و نرم افزارهاي ذخيره سازي اسناد

  • 4. ايجاد لينك اطلاعات GIS به مديريت اسناد به منظور به روز رساني اسناد

  • تشكيل كارگروهي متشكل از كارشناسان واحد هاي اسناد ، نرم افزار و GIS جهت سياست گذاري

  • بازديد حضوري از شركت هاي فعال در زمينه اجراي سيستم GIS و مطالعه و بررسي روند كار

  • شناسايي نيازهاي الزامات مديريت اسناد از سيستم و اطلاعات GIS

  • مطالعه و بررسي روش هاي به روز رساني اسناد از طريق GIS

  • انتخاب پايلوت جهت لينك مديريت اسناد و GIS

  • 5. ايجاد لينك اسنادي كليه شركت هاي تابعه و وابسته با نواحي آن

  • انتخاب ستاد يكي از شركت هاي زير مجموعه به عنوان پايلوت به همراه يكي از نواحي

  • تعيين اولويت در ميان بخش هاي مختلف اسنادي

  • مطالعه و بررسي به منظور يكپارچه سازي

  • مطالعه و بررسي به منظور روش هاي ارتباط به روز اسناد في مابين ستاد و ناحيه منتخب

  • تعميم نتايج به دست آمده در ناحيه منتخب به ساير نواحي

  • تعميم نتايج به دست آمده در سطح كليه شركت هاي تابعه و وابسته و نواحي آنها

  • فاز 2

    1. ارزيابي دستورالعمل هاي مصوب و بازنگري آنها در صورت نياز

  • مطالعه و بررسي دستورالعمل هاي قبلي

  • تطبيق محتواي آنها با نيازهاي روز مديريت اسناد بر اساس تجارب جديد

  • ارزيابي ميزان كاربردي بودن مستندات

  • ارزيابي نظرات مسئولين اجراي دستورالعمل ها در شركت ها

  • ارزيابي نظرات كارشناسان دفاتر مرتبط با مستند مذكور در ستاد شركت توانير

  • مشخص نمودن تغييرات مورد نياز و اصلاحات لازم در محتوا

  • تدوين مجدد مستند

  • 2. تطابق ارزيابي هاي انجام شده توسط معاونت منابع انساني و تحقيقات و گروه مديريت اسناد با يكديگر

  • مطالعه و بررسي نتايج ارزيابي هاي قبلي

  • تشكيل جلسات منظم به منظور بررسي و تحليل ارزيابي هاي انجام شده

  • تشكيل جلسات منظم به منظور بررسي برنامه ريزي ارزيابي هاي آتي

  • مشاركت گروه مديريت اسناد در ارزيابي هاي معاونت

  • تعيين شاخص هاي كمي و كيفي واحد به منظور ارزيابي يكسان

  • 3. تهيه گزارشات مستمر

  • تطبيق نتيجه فعاليت هاي انجام شده و اهداف تعيين شده

  • تطبيق برنامه زماني تعيين شده و زمان اجراي واقعي

  • ارزيابي و بازنگري سياست ها و اهداف تعيين شده به منظور اعمال تغييرات و يا اصلاح

  • ارائه گزارشات مستمر بر اساس زمان بندي مشخص

  • انجام مطالعه و بررسي هاي تحليلي بر گزارشات به منظور شناسايي مشكلات ، تعيين راهكارهاي جديد

  • 4. ارزيابي شركت هاي در حال ساماندهي

  • تعيين اولويت بندي اسناد به منظور ارزيابي

  • تعيين نوع ارزيابي (حضوري يا غير حضوري) حسب نياز شركت ها

  • تهيه چك ليست هاي ارزيابي

  • تهيه برنامه زمان بندي بازديدهاي حضوري

  • انجام اقدامات لازم جهت ارزيابي غير حضوري

  • تحليل نتايج ارزيابي به منظور شناسايي مشكلات و ارائه راه كارهاي مناسب

  • تعيين شرح خدمات و قرارداد مشخص جهت قرارداد با پيمانكاران

  • 5. ارزيابي وضعيت به روز رساني شركت ها

  • بررسي آخرين وضعيت ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي اسناد شركت ها و ارائه راه كارهاي نحوه به روز رساني اسناد

  • ارزيابي به روز رساني فيزيكي

  • ارزيابي به روز رساني الكترونيكي

  • تهيه چك ليست ها و فرم هاي لازم جهت ارزيابي

  • ايجاد بستر مناسب جهت ورود اطلاعات به روز شده در بانك الكترونيكي اسناد(به لحاظ سخت افزاري و نرم افزاري)

  • ايجاد بستر به روز رساني الكترونيكي از طريق GIS

  • 6. ارزيابي ميزان و نحوه استفاده از مستندات ابلاغ شده قبلي

  • تهيه چك ليست ها و فرم هاي لازم

  • ارزيابي ميزان استفاده كاربران از دستورالعمل هاي ابلاغ شده

  • ارزيابي بخشهاي مرتبط با دستورالعمل هاي ابلاغي و تعيين ميزان استفاده آنها از مستندات مذكور

  • ارزيابي ميزان رضايت مندي و سهولت در استفاده از مستندات

  • 7. ارزيابي وضعيت دفاتر شركت توانير

  • ارزيابي عملكرد دفاتري كه در حال به روز رساني هستند

  • ارزيابي دفاتري كه در حال ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي هستند

  • برنامه ريزي در مورد دفاتري كه هنوز پروژه مديريت اسناد را آغاز نكرده اند

  • تعيين شرح خدمات و قرارداد مشخص جهت قرارداد با پيمانكاران

  • تهيه سازوكار مناسب جهت اجراي ساماندهي براي دفاتري كه از پرسنل خود جهت اجرا استفاده مي كنند

  • مطالعه و بررسي چگونگي ايجاد لينك اسنادي ميان دفاتر ستادي شركت توانير و شركت هاي زير مجموعه مرتبط

  • فاز 3

    1. تشكيل سمينارها و جلسات آموزشي

  • هدف گذاري

  • اولويت بندي بخش هاي مختلف اسنادي بر حسب اهميت

  • اولويت بندي شركت هاي تابعه و وابسته

  • تهيه محتوا جلسات

  • تهيه برنامه زمان بندي

  • تحليل نتايج برگزاري و تلاش در جهت رسيد به اهداف تعيين شده

  • 2. تشكيل كميته هاي تخصصي

  • • شناسايي كميته هاي مورد نياز

  • شناسايي بخش هاي اسنادي كه نياز به كار تخصصي دارند

  • برگزاري جلسات منظم با متخصصين مباحث مختلف اسنادي در سطح صنعت برق

  • تهيه محتوا جلسات

  • سياست گذاري ها

  • برنامه ريزي و مشاركت در اجرا

  • ارائه نظرات كارشناسي و نظارت در زمينه فعاليت هاي مصوب

  • پياده سازي تصميمات اتخاذ شده در شركت هاي متبوع

  • 3. استفاده از مشاوران و پيمانكاران

  • برنامه ريزي جهت استفاده تخصصي از مشاوران و پيمانكاران

  • تعيين شرح خدمات

  • تهيه برنامه زمان بندي

  • نظارت بر روند اجراي خدمات

  • ارزيابي سالانه به منظور ادامه حضور يا قطع همكاري

  • 4. آرشيو لوح هاي ذخيره سازي اسناد

  • ايجاد ساختار آرشيو

  • ذخيره سازي اطلاعات در سخت افزار مناسب به منظور مقابله در برابر تهديدات طبيعي و غير طبيعي

  • ايمن سازي فضاي بايگاني

  • ايجاد امكان حفظ و نگهداري ، به روز رساني و سرويس دهي از نسخ پشتيبان

  • برنامه ريزي جهت به روز رساني نسخ پشتيبان

  • 5. سايت مديريت اسناد

  • به روزر رساني اطلاعات

  • ايجاد امكان سرويس دهي ONLINE و تعيين الزامات امنيتي

  • ايجاد امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با شركت هاي زير مجموعه در فضاي مجازي

  • بارگذاري آخرين فعاليت ها و اقدامات گروه مديريت اسناد

  • ايجاد امكان بررسي و تحليل بر نظرات و تعداد مراجعين جهت استفاده

  • 6. نرم افزار مديريت اسناد

  • بررسي ميزان استفاده شركت ها از نرم افزارهاي موجود

  • ارزيابي نرم افزارهاي موجود و شناسايي مشكلات

  • ارائه راهكار جهت رفع مشكلات احتمالي

  • تشكيل جلسات ارزيابي جهت شناخت نرم افزارهاي موجود داخلي و بين المللي در زمينه مديريت اسناد

  • مطالعه و بررسي امكان لينك نرم افزار مديريت اسناد و GIS

  • مطالعه و بررسي امكان لينك نرم افزار مديريت اسناد ستاد شركت ها و نواحي

  • مطالعه و بررسي يكپارچه سازي مديريت اسناد در سطح صنعت برق

  • طرح جامع مدیریت اسناد صنعت برق
    گزارشات سالانه
    نظارت ها88
    برنامه سالانه زمانبندي مستندات 88
    برنامه سالانه زمانبندی فعالیت ها 88
    اهم فعالیتهای برنامه ها ي گروه مديريت اسناد 88
    گزارش فعالیهای گروه مدیریت اسناد در سال 88
    تعداد مراحعين سايت :
    تلفكس گروه مديريت اسناد: 88785064 تلفكس دفتر فناوري اطلاعات و آمار : 88644985