صفحه اصلي
گروه مدیریت اسناد
تماس با ما
پرسش و پاسخ
اخبار
جستجو در سايت
|
اطلاعات عمومي
|
سايت هاي مرتبط با مديريت اسناد
|
برنامه ها ی گروه مدیریت اسناد
|
فعالیتهای گروه  مدیریت اسناد
|
درباره ما
|

فعاليت گروه مديريت اسناد

گروه مديريت اسناد معاونت منابع انساني و تحقيقات ، فعاليت هاي ساماندهي اسناد در حوزه هاي فني ، حقوقي ، مالي ، مشتركين و پرسنلي را بطور جد در دستور كار خود قرار داده است و براي هر بخش سياست ها و برنامه هاي راهبردي جداگانه اي در نظر گرفته وفعاليت هايي را با تفكيك بخش هاي ذيل به مرحله اجرا در آورده است

  • تهيه و تدوين مستندات و استانداردهاي لازم جهت مديريت و ساماندهي اسناد

  • ايجاد يكپارچگي و هماهنگي در ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي

  • ايجاد سهولت در آرشيو، طبقه‌بندي و دسترسي به اسناد

  • كاهش حجم بايگاني و امكان ذخيره الكترونيكي اسناد

  • مكانيزه نمودن اسناد فني شركت ها و اخذ يك نسخه الكترونيكي پشتيبان و بايگاني آنها در آرشيو شركت توانير

  • بالا بردن ايمني اسناد در مقابل حوادث طبيعي و غيرطبيعي

  • حذف عمليات تكراري و غيرضروري در آرشيو نمودن اسناد

  • از بين رفتن مخاطرات ناشي از جابجايي اسناد و جلوگيري از گم شدن و بروز آسيب هاي فيزيکي احتمالي

  • فراهم آوردن امكان انواع جستجو بر روي متن اسناد ، فيلدهاي اطلاعاتي و ساختار طبقه بندي اسناد

  • دسترسي به اطلاعات به‌روز شده با سرعت و سهولت از طريق بستر شبکه داخلي شركت و يا درصورت تمايل از طريق سرويس‌دهنده وب با امكان تعريف سطوح مختلف امنيتي

  • امكان كنترل و نظارت مديريت بر نحوه بايگاني و نحوه دسترسي كاربران مختلف به اسناد

  • امكان تبادل اسناد به‌صورت الكترونيكي جهت افزايش سرعت دسترسي، سهولت در تكثير با حفظ ايمني و رعايت حدود دسترسي

  • افزايش كارايي مديران در بررسي گزارش‌ها و تصميم‌گيري‌هاي مقتضي بر اساس اطلاعات دسته‌بندي شده و به‌روز

  • تشكيل گرديد كه نتيجه آن اتمام ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي اسناد فني در كليه شركت هاي مديريت توليد و برق منطقه اي مي باشد. پرونده هاي حقوقي ، پرسنلي و مشتركين نيز در حال انجام مي باشد

    فعاليت هاي انجام شده در گروه مديريت اسناد

    در بخش مستندات :

  • تدوين طرح جامع(master plan) گروه مدیریت اسناد

  • دستورالعمل ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي پرونده هاي پرسنلي شركت هاي زير مجموعه صنعت برق

  • دستورالعمل ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي پرونده هاي مشتركين شركت هاي زير مجموعه صنعت برق

  • دستورالعمل ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي پرونده هاي دفاتر حراست شركت هاي زير مجموعه صنعت برق

  • دستورالعمل ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي پرونده هاي حقوقي

  • نظام نامه مديريت پرونده ها و سيستم حقوقي

  • نظام نامه مديريت اسناد فني صنعت برق

  • دستورالعمل توليد و توزيع اسناد فني خطوط و پست هاي 400 و 230 كيلو ولت

  • دستورالعمل توزيع اسناد فني خطوط و پست هاي 132 و 63 كيلو ولت جديدالاحداث

  • دستورالعمل نظارت بر مديريت اسناد فني تأسيسات صنعت برق

  • دستورالعمل حفظ و نگهداري ، سرويس دهي و امحاي اسناد فني تأسيسات صنعت برق

  • دستورالعمل توليد و توزيع اسناد فني نيروگاه هاي گازي ، بخاري و سيكل تركيبي ( قراردادهاي كليد در دست ساخت ،بهره برداري ، تملك (BOO) ، ساخت ، بهره برداري ، تحويل (BOT ) )

  • دستورالعمل ساماندهي فيزيكي ، الكترونيكي و به روز رساني اسناد فني شركت هاي توليد و انتقال نيروي برق (تابعه و وابسته شركت توانير)

  • پيش نويس نظام نامه مديريت اسناد شركت هاي توزيع نيروي برق

  • تدوين پيش نويس دستورالعمل مکانیزاسیون و امحاء اسناد مالی و تقديم به هیأت مدیره محترم توانیر جهت تصويب

  • تدوین آئین نامه کمیته های راهبری نظام مدیریت اسناد

  • دوين آئين نامه كار هركميته به صورت تخصصي

  • تدوين شرح خدمات پيمانكاران در ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي اسناد فني

  • طرح نظارت بر عملكرد شركت هاي زير مجموعه صنعت برق در مدیریت اسناد

  • تهيه و تدوين طرح توجیه تشکیل کمیته فنی

  • برآورد هزينه و حجم ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي اسناد مشتركين عادي و ديماندي شركت هاي توزيع

  • برآورد هزينه و حجم ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي اسناد حقوقي شركت هاي توزيع

  • طراحي و تدوين شاخص ها و چك ليست هاي ارزيابي شركت هاي برق منطقه اي ، مديريت توليد برق و توزيع نيروي برق در زمينه مديريت و ساماندهي اسناد

  • تدوين شناخت ، مزايا و نحوه استفاده از (RFID (radio frequency identification براي مكان يابي اسناد

  • در زمينه برنامه ريزي و سياست گذاري :

  • برگزاري جلسات كميته هاي نظام مديريت اسناد صنعت برق در ستاد شركت توانير در بخش هاي : اسناد فني ، پرونده هاي حقوقي ، پرونده هاي مشتركين ، پرونده هاي پرسنلي و اسناد مالي با حضور نمايندگاني از شركت هاي مديريت توليد برق ، برق هاي منطقه اي ، توزيع نيروي برق ، سازمان توسعه ، مپنا ، مديريت شبكه و ...

  • شناسايي ، تهيه و تدوين استانداردهاي مورد نياز و مستندات مربوطه جهت مديريت و ساماندهي اسناد و پرونده هاي صنعت برق

  • تشكيل جلسات متعدد با دفاتر مختلف شركت توانير از جمله دفترحقوقي ، دفترحراست ، دفاتر معاونت هماهنگي توزيع ، دفتر بودجه ، دفتر فني توليد ، مديريت شبكه و ... و همچنين سازمان ها و نهاد ها از جمله كتابخانه ملي ، سازمان اسناد ملي و ...

  • در بخش نظارت :

  • نظارت بر زمان بندي و نحوه انجام ساماندهي اسناد مطابق با استانداردها و دستورالعمل هاي تدوين شده

  • بازديد هاي حضوري از شركت هاي زير مجموعه در قالب طرح نظارت بر روند ساماندهي اسناد در بخش هاي مختلف اسنادي از كليه شركت هاي زير مجموعه شركت توانير

  • درخواست گزارش از روند انجام پروژه ساماندهي اسناد شركت هاي زير مجموعه در بخش هاي اسناد فني و پرونده هاي حقوقي از طريق تهيه چك ليست ها و شاخص هاي مناسب و ارائه مشاوره هاي لازم جهت اصلاح امور در شركت هاي زير مجموعه

  • نظارت بر نحوه انجام كار ، كيفيت و زمانبندي فعاليت هاي پيمانكاران

  • نظارت بر نحوه انجام كار ، كيفيت و زمانبندي خروجي مشاوران

  • پيگيري نتايج ابلاغيه هاي ستاد توانير براي شركت ها

  • نظارت بر روند اجراي ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي دفتر حراست شركت توانير

  • نظارت بر روند اجراي ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي دفتر حقوقي شركت توانير

  • نظارت بر روند اجراي ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي بايگاني دفتر بودجه شركت توانير

  • نظارت بر روند اجراي ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي بايگاني دفتر فني توليد شركت توانير

  • نظارت بر روند اجراي ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي بايگاني پرسنلي شركت توانير

  • تهيه صورتجلسات كميته هاي نظام مديريت اسناد و پيگيري مصوبات

  • در بخش پشتيباني :

  • طراحي و ايجاد سايت مديريت اسناد

  • به روز رساني و مديريت سايت

  • تحويل اسناد و مدارك كاغذي موجود در گروه مديريت اسناد به شركت ها

  • اخذ اسناد مكانيزه شده شركت ها و قرار دادن در بايگاني شركت توانير

  • بررسي گزارشات شركت هاي زير مجموعه و ارائه مشاوره هاي لازم جهت اصلاح امور و ايجاد بهبود در فعاليت ها

  • تشكيل كميته هاي مورد نياز جهت استقرار سيستم مديريت اسناد و شركت در جلسات آنها از جمله مالي ، فني ، حقوقي ، پرسنلي ، مشتركين ، امنيت ، مديريت دانش ، منابع انساني و ...

  • انتقال اسناد كاغذي موجود در بايگاني گروه مديريت اسناد به شركت هاي مديريت توليد برق و شركت هاي برق منطقه اي

  • دريافت يك نسخه الكترونيكي از اسناد فني و قرار گيري برروي سرور توانير جهت پشتيباني و سرويس دهي به متقاضيان

  • در بخش نرم افزار:

  • ارزيابي نرم افزارهاي مديريت اسناد موجود در كشور اعم از خارجي و ايراني طي دو دوره انجام گرديده و از بين آن ها سه نرم افزار بهينه انتخاب و به شركت هاي زير مجموعه صنعت برق معرفي شده است كه در حال حاضر با توجه به مصوبه هيأت دولت مبني بر استفاده از كالاهاي ايراني اعم از سخت افزار و نرم افزار ، نرم افزار مديريت اسناد ايراني و بومي به شركت ها معرفي مي شود

  • گزارش فعاليهاي گروه مديريت اسناد
    فعالیتها ی سه ماهه نخست سال 1388 گروه مدیریت اسناد
    گزارش بازديد ها و جلسات انجام شده
    تعداد مراحعين سايت :
    تلفكس گروه مديريت اسناد: 88785064 تلفكس دفتر فناوري اطلاعات و آمار : 88644985